Szerepkörök a közösségi médiában: a 6 szerepből álló beállítás ügynökségeknek

A szerepkör alapú hozzáférés-szabályozás (RBAC) lényege, hogy a szerep dönti el, ki mit csinálhat, nem a személy. Egy közösségimédia-csapatnak hat szerepre van szüksége, nem húszra: készítő, szerkesztő, jóváhagyó, publikáló, elemző, admin. Kösd mindenkit konkrét ügyfélfiókokhoz, hogy senki ne lássa azt a munkát, ami nem az övé, aztán vezesd, hogy ki mit hagyott jóvá.

Az ügynökségek általában két irányba szoktak elbukni. Vagy mindenki egy közös belépést használ, vagy minden poszt a főnökre vár. Mindkettő megoldható egy délután alatt.

TLDR: Hat szerep, ügyfelenként behatárolva, a jóváhagyás mint kapu, és minden aláírás nyomon követve. A személyre szabott kivételek azok, amik tönkreteszik az egész modellt.

A hat szerep, ami szinte minden csapatot lefed

Szerep	Mit csinálhat	Mit nem csinálhat
Készítő	Posztokat ír, anyagokat tölt fel	Publikál, fiókokat kapcsol össze
Szerkesztő	Bármelyik, hatókörbe eső piszkozatot szerkeszt, jóváhagyásra küld	A saját munkáját hagyja jóvá
Jóváhagyó	Jóváhagy, elutasít, véleményez piszkozatokat	Kapcsolt fiókokat szerkeszt
Publikáló	Jóváhagyott posztokat időzít és publikál	Jóváhagy, felhasználókat ad hozzá
Elemző	Statisztikákat néz, riportokat exportál	Tartalomhoz nyúl
Admin	Fiókokat kapcsol, felhasználókat és szerepeket kezel	Semmit, szóval tartsd két embernél

Két szabály tartja életben ezt a rendszert. Senki sem hagyja jóvá a saját munkáját, és az admin pontosan két embernél marad, így mindig van tartalék, de sosem lesz belőle bizottság.

Állj ellen a személyre szabott jogosultságoknak. Abban a pillanatban, hogy jön egy „Sári, de ő csütörtökönként publikálhat is", máris van egy rendszered, amit fél év múlva senki nem tud ellenőrizni. A kivételt oldd meg ideiglenes szerepváltással, aztán állítsd vissza.

Hatókör: a rész, amit az ügynökségek elrontanak

Egy szerep önmagában nem elég. Az A ügyfél készítője ne lássa meg a B ügyfelet. Ez a hatókör, és ez az első, ami eltörik, amikor egy ügynökség kinövi a közös belépést.

Hatókör három tengelyen:

• Ügyfél vagy brand. A kemény határ. Egy külsős pontosan egyet kap.
• Csatorna. Valaki birtokolhatja az Instagramot és a TikTokot anélkül, hogy hozzányúlna a LinkedIn céges oldalához.
• Fázis. Piszkozathozzáférés soha nem jelent publikálási hozzáférést.

Ehhez valódi szétválasztás kell, nem egy szűrő. Ha egy külsős átvált a fiókválasztón, és egy másik ügyfél postaládájában találja magát, az csak egy alapértelmezett nézet, nem izoláció. A Munkaterületek pont így húzza meg ezt a határt a Mydropban: minden ügyfél saját tér, saját tagokkal, naptárral és kapcsolt fiókokkal.

Az ügyféloldali érintettek más kérdés. A legtöbbjüknek egyáltalán nem kellene felhasználónak lennie. Egy bejelentkezés nélküli ügyfélportál segítségével átnézhetik és jóváhagyhatják a saját tartalmukat licenc, jelszó vagy olyan jogosultsági szint nélkül, amit a projekt vége után is örökké karban tartasz.

A jóváhagyás kapu, nem ranglétra

A jogosultságok azt döntik el, ki léphet. A jóváhagyások azt, mikor. Tartsd kettőt külön, különben azon kapod magad, hogy csak azért teszel meg embereket adminnak, hogy feloldj egy pénteki posztot.

Kockázat alapján irányíts, ne beosztás alapján:

Tartalom	Átnézők
Sablonos, ismétlődő posztok	Egy szerkesztő
Új kampány vagy új állítás	Ügyfél vagy brandvezető
Szabályozott, jogi vagy krízis	Megnevezett jogi átnéző, tartalék nélkül

Az első két sornak adj tartalék jóváhagyót, hogy egy ünnepnap ne állítsa le a publikálást. A harmadik sornak tényleg blokkolnia kell. A jóváhagyási folyamatok visszatartják a posztot, amíg az aláírások meg nem érkeznek, így a „jóváhagyva" és a „publikálva" egy rekord lesz, nem két lista, amit kézzel egyeztetsz.

Mit rögzítsen a naplód

A „Ki változtatta meg ezt?" kérdés mindig a legrosszabb pillanatban jön, és egy olyan napló, ami csak az aktuális állapotot tárolja, nem tud rá válaszolni.

Minden műveletnél rögzíts öt dolgot:

1. Ki csinálta, névvel ellátott személyként, soha nem közös fiókként.
2. Milyen szerepet töltött be akkor. Az emberek váltanak szerepet, és egy olyan napló, ami olvasáskor oldja fel a szerepet, csendben átírja a múltat.
3. Mi változott, az előző verzióval együtt, ami még olvasható.
4. Mikor, időzónával.
5. Melyik jóváhagyás alatt publikált.

Két gyakorlati szabály. A jóváhagyási rekordokat tartsd tovább, mint a működési naplókat, mert a jóváhagyás az, amit valójában bárki is kér. És legyenek kereshetők ügyfél és dátumtartomány szerint, mert minden auditkérés így érkezik.

A szállítók összehasonlítása ebben egyszerű: kérd meg mindegyiket, hogy húzza elő egy konkrét, három hónappal ezelőtti poszt jóváhagyási előzményét. Vagy létezik a demóban, vagy nem.

Mit nézz meg vásárlás előtt

Azok a funkciók, amelyek egy valódi jogosultságmodellt elválasztanak egy beállítási oldaltól:

• Szerepek ügyfelenként definiálhatók, nem pedig egy globális szerep felhasználónként.
• Izoláció, ami túléli a fiókváltót, valódi külsős belépéssel tesztelve.
• Jóváhagyási útvonal megnevezett átnézőkkel és definiált tartalékkal.
• Exportálható jóváhagyási előzmény egyetlen poszthoz.
• Átnézői hozzáférés licenc nélkül, hogy az ügyfél aláírása ne kerüljön egy üléshelybe.
• SSO és címtár-kiépítés, ha az IT birtokolja a felhasználói listádat. A legtöbb közösségimédia-eszköz ezt a vállalati csomagokra tartogatja, szóval kérdezz rá az első hívásban, ne a szerződésnél.

A Planable és a Sprout Social is kezeli a többlépcsős jóváhagyást definiált szerepekkel. A Mydrop egy rendszerbe teszi az ügyfelenkénti munkaterületeket, a szerepeket, a piszkozaton belüli kommenteket, a jóváhagyási kapukat és a bejelentkezés nélküli átnézői linket, ami az a kombináció, amit az ügynökségek leggyakrabban két külön eszközből raknak össze. A körülötte lévő működési környezet többi részéről a közösségimédia-ügynökségek oldal ad átfogó képet.

Állítsd be ezen a héten

Három lépés, ebben a sorrendben:

1. Sorold fel mindenkit, aki ma publikálhat. Vond be a volt külsősöket és a közös belépést is. A lista mindig hosszabb, mint bárki gondolná.
2. Adj mindenkinek egyetlen szerepet és egyetlen ügyfélhatókört. Az első körben nincs kivétel.
3. Vidd át az ügyfél-érintetteket átnézői linkekre, és töröld a felhasználói fiókjaikat.

Tegyél egy 90 napos emlékeztetőt a naptárba, hogy újra lefuttasd az első lépést, mert a lejárt hozzáférések azok a hibák, amik mindig visszatérnek. Ingyenesen indulhatsz, és a szerepek és ügyfél-munkaterületek beállíthatók, mielőtt a következő kampány elindulna.