Sosiaalisen median roolioikeudet: 6 roolin malli some-toimistoille

Roolipohjainen pääsynhallinta (RBAC) tarkoittaa, että rooli määrää, mitä kukin voi tehdä, ei henkilö. Some-tiimille tarvitset kuusi roolia, et kahtakymmentä: sisällöntuottaja, editoija, hyväksyjä, julkaisija, analyytikko ja admin. Rajaa jokainen henkilö tiettyihin asiakastileihin, jotta kukaan ei näe töitä, jotka eivät kuulu hänelle, ja pidä kirjaa siitä, kuka hyväksyi mitä.

Toimistot epäonnistuvat yleensä kahdella tavalla. Joko kaikki jakavat yhden kirjautumisen tai jokainen postaus odottaa perustajaa. Molemmat ovat korjattavissa yhdessä iltapäivässä.

Tiivistelmä: Kuusi roolia, rajattu asiakaskohtaisesti, hyväksynnät porttina ja jokainen hyväksyntä kirjattuna. Henkilökohtaiset poikkeukset ovat se, mikä tekee koko mallista hallitsemattoman.

Kuusi roolia, jotka kattavat lähes jokaisen tiimin

Rooli	Voi tehdä	Ei voi tehdä
Sisällöntuottaja	Luonnostella postauksia, ladata materiaaleja	Julkaista, yhdistää tilejä
Editoija	Muokata mitä tahansa luonnosta alueellaan, lähettää hyväksyttäväksi	Hyväksyä omaa työtään
Hyväksyjä	Hyväksyä, hylätä ja kommentoida luonnoksia	Muokata yhdistettyjä tilejä
Julkaisija	Ajoittaa ja julkaista hyväksyttyjä postauksia	Hyväksyä, lisätä käyttäjiä
Analyytikko	Lukea analytiikkaa, viedä raportteja	Koskea sisältöön
Admin	Yhdistää tilejä, hallinnoida käyttäjiä ja rooleja	Ei mitään, joten pidä rooli kahdella henkilöllä

Kaksi sääntöä estävät tämän mädäntymisen. Kukaan ei hyväksy omaa työtään, ja admin-rooli pysyy täsmälleen kahdella henkilöllä, jotta varamies on aina olemassa eikä komiteaa synny koskaan.

Vältä henkilökohtaisia oikeuksia. Heti kun sinulla on "Sara, mutta hän voi myös julkaista torstaisin", sinulla on järjestely, jota kukaan ei pysty auditoimaan puolen vuoden päästä. Hoida poikkeus väliaikaisella roolinvaihdolla ja palauta se sitten takaisin.

Rajaus: se osa, jonka toimistot mokaavat

Rooli yksinään ei riitä. Sisällöntuottaja asiakkaalla A ei saa nähdä asiakasta B. Tämä on rajausta, ja se on ensimmäinen asia, joka hajoaa, kun toimisto kasvaa yhden jaetun kirjautumisen yli.

Rajaa kolmella tasolla:

• Asiakas tai brändi. Kova raja. Freelancer saa täsmälleen yhden.
• Kanava. Joku voi omistaa Instagramin ja TikTokin koskematta LinkedInin yrityssivuun.
• Vaihe. Luonnosoikeus ei koskaan tarkoita julkaisuoikeutta.

Tämä vaatii todellista erottelua, ei suodatinta. Jos freelancer voi vaihtaa tilivalitsinta ja päätyä toisen asiakkaan saapuneisiin, kyseessä on oletusnäkymä, ei eristys. Työtilat on Mydropin tapa vetää tämä raja: jokainen asiakas on oma tilansa omine jäsenineen, kalentereineen ja yhdistettyine tileineen.

Asiakkaan sidosryhmät ovat eri ongelma. Useimpien ei pitäisi olla käyttäjiä lainkaan. Kirjautumaton asiakasportaali antaa heidän arvioida ja hyväksyä omaa sisältöään ilman lisenssiä, salasanaa tai oikeustasoa, jota ylläpidät ikuisesti projektin päätyttyä.

Hyväksynnät ovat portti, eivät urapolku

Oikeudet päättävät, kuka voi toimia. Hyväksynnät päättävät, milloin. Pidä nämä kaksi erillään, muuten alat tehdä ihmisistä adminia vain avataksesi perjantaisen postauksen.

Reititä riskin mukaan, älä tittelin mukaan:

Sisältö	Arvioijat
Mallipohjaiset, toistuvat postaukset	Yksi editoija
Uusi kampanja tai uusi väite	Asiakas tai brändivastaava
Säännelty, juridinen tai kriisiviestintä	Nimetty juridinen arvioija, ei varamiestä

Anna kahdelle ensimmäiselle riville varahyväksyjä, jotta loma ei pysäytä julkaisuja. Kolmannen rivin pitää aidosti pysäyttää. Hyväksyntätyönkulut pitävät postauksen jumissa, kunnes hyväksynnät ovat kohdallaan, jolloin "hyväksytty" ja "julkaistu" pysyvät yhtenä kirjauksena kahden käsin täsmäytettävän listan sijaan.

Mitä auditlogisi on tallennettava

"Kuka muutti tämän?" tulee aina pahimmalla hetkellä, eikä logi, joka tallentaa vain nykytilan, pysty vastaamaan siihen.

Tallenna viisi asiaa joka toiminnosta:

1. Kuka teki, nimettynä henkilönä, ei koskaan jaettuna tilinä.
2. Mikä rooli heillä oli silloin. Ihmiset vaihtavat rooleja, ja logi, joka ratkaisee roolin lukuhetkellä, kirjoittaa historiaa hiljaa uusiksi.
3. Mikä muuttui, edellisen version ollessa edelleen luettavissa.
4. Milloin, aikavyöhykkeen kanssa.
5. Minkä hyväksynnän alla julkaistiin.

Kaksi käytännön sääntöä. Säilytä hyväksyntätietoja pidempään kuin operatiivisia logeja, koska hyväksyntä on se, mitä kukaan oikeasti kysyy. Ja tee niistä haettavia asiakkaan ja aikavälin mukaan, koska juuri siinä muodossa jokainen auditointipyyntö saapuu.

Toimittajien vertailu on helppoa: pyydä jokaista näyttämään tietyn postauksen hyväksyntähistoria kolmen kuukauden takaa. Se joko löytyy demosta tai sitten ei.

Mitä tarkistaa ennen ostopäätöstä

Ominaisuudet, jotka erottavat aidon oikeusmallin asetusnäkymästä:

• Roolit määriteltävissä asiakaskohtaisesti, ei yhtenä globaalina roolina käyttäjää kohti.
• Eristys, joka kestää tilinvaihtajan, testattuna oikealla freelancer-kirjautumisella.
• Hyväksynnän reititys nimetyillä arvioijilla ja määritellyllä varamiehellä.
• Vie kelpaava hyväksyntähistoria yksittäiselle postaukselle.
• Arvioijapääsy ilman lisenssiä, jotta asiakkaan hyväksyntä ei maksa käyttäjälisenssiä.
• SSO ja hakemistojen provisiointi, jos IT omistaa käyttäjälistasi. Useimmat some-työkalut varaavat nämä yrityspaketteihin, joten kysy ensimmäisessä puhelussa, älä sopimusvaiheessa.

Planable ja Sprout Social hoitavat molemmat monivaiheiset hyväksynnät määritellyillä rooleilla. Mydrop yhdistää asiakaskohtaiset työtilat, roolit, kommentit suoraan luonnoksessa, hyväksyntäportit ja kirjautumattoman arviointilinkin yhteen järjestelmään, mikä on yhdistelmä, jonka toimistot useimmiten kokoavat kahdesta erillisestä työkalusta. Muusta toiminnan ympärillä olevasta kokonaisuudesta some-toimistoille -sivu kertoo laajemman kuvan.

Ota käyttöön tällä viikolla

Kolme vaihetta, tässä järjestyksessä:

1. Listaa jokainen ihminen, joka voi julkaista tänään. Sisällytä entiset freelancerit ja jaettu kirjautuminen. Lista on aina pidempi kuin kukaan odottaa.
2. Anna jokaiselle yksi rooli ja yksi asiakasrajaus. Ei poikkeuksia ensimmäisellä kierroksella.
3. Siirrä asiakkaiden sidosryhmät arviointilinkkeihin ja poista heidän käyttäjätilinsä.

Laita kalenteriin 90 päivän muistutus ensimmäisen vaiheen uusimiseen, koska vanhentunut pääsy on se vika, joka palaa aina takaisin. Voit aloittaa ilmaiseksi ja saada roolit ja asiakastyötilat kartoitettua ennen seuraavan kampanjan alkua.